Wenn der Chef ausfällt

00:00:03: Erfolg braucht Verantwortung.

00:00:06: Der Podcast von und mit Odo Gast

00:00:16: Podcast Folge dreihundertundsieben.

00:00:19: Was passiert mit Ihrem Unternehmen, wenn Sie morgen für vier Wochen ausfallen?

00:00:24: Das ist eine Folge die sich mehr an die Unternehmer und Selbstständigen unter Euch richten Denn viele Unternehmer glauben das im Ernstfall schon jemand übernehmen wird.

00:00:34: Aber wer darf tatsächlich Zahlung freigeben Erträge unterschreiben, wichtige Kunden verbindlich betreuen oder auf zentrale Systemen zugreifen.

00:00:44: In dieser Solo-Folge von Erfolg braucht Verantwortung geht es um eine unbequene aber wichtige Frage – wie abhängig ist Ihr Unternehmen von Ihrer persönlichen Anwesenheit?

00:00:56: Ich zeige warum Vertrauen allein nicht reicht, weshalb Vollmachten und Zugänge praktisch funktionieren müssen wie sie mit einem einfachen Test herausfinden können, wo ihr Unternehmen noch zu stark an ihnen hängt.

00:01:09: Denn echte Unternehmerfreiheit beginnt dort, wo das Unternehmen auch ohne den Chef oder die Chefin

00:01:15: handlungsfähig bleibt.

00:01:18: Erfolg

00:01:19: braucht

00:01:20: Verantwortung!

00:01:21: Noch

00:01:21: mehr bedarf es kompetente Begleitung

00:01:24: auf

00:01:24: dem Weg zum Erfolg.

00:01:25: Weise

00:01:26: Unternehmer holen sich Rad

00:01:28: von denen, die den Weg schon gegangen sind und die Abkürzungen kennen.

00:01:32: Die Kontaktadresse von UdoGust finden Sie direkt in den Show Notes.

00:01:39: Ja liebe Zuhörer, stellen sie sich vor, ist es Montagmorgen?

00:01:43: Kurz nach sieben!

00:01:44: Im Unternehmen beginnt der ganz normale Wahnsinn – ja wie wir ihn eigentlich alle kennen….

00:01:50: die ersten Mail sind da, das Telefon klingelt, irgendwo fehlt eine Information, die am Freitag angeblich noch jeder hatte.

00:01:58: Na und wahrscheinlich hat sich über das Wochenende mindestens ein Problem entwickelt Das natürlich bis neun Uhr gelöst sein sollte.

00:02:07: Nur einer ist heute nicht da und das sind sie!

00:02:11: Und diesmal kommen Sie auch nicht eine Stunde später, da.

00:02:15: Sie sitzen nicht im Auto, sind nicht beim Kunden – und auch nicht im Homeoffice.

00:02:21: Sie fallen für die nächsten vier Wochen komplett aus.

00:02:25: Vielleicht wegen einer Operation?

00:02:27: Vielleicht wegen eines Unfalls oder weil ihr Arzt sehr deutlich erklärt hat, dass ein bisschen kürzer treten medizinisch nicht bedeutet jetzt nur noch von Tablet aus weiterzuarbeiten.

00:02:41: Juhh!

00:02:41: Vier Wochen sind keine Ewigkeit.

00:02:43: trotzdem reichen sie bei manchen Unternehmen völlig aus um sichtbar zu machen wie viel tatsächlich an einer einzigen Person hängt.

00:02:53: Ja am ersten Vormittag merkt wahrscheinlich noch niemals besonders viel.

00:02:57: Ihre Mitarbeiter sind erfahren, die kennen das Geschäft und lösen die normalen Dinge selbst.

00:03:02: Und dann kommt die erste Zahlung, die freigegeben werden muss.

00:03:07: Jemand stellt fest, dass sie das normalerweise machen – ja aber wo ist der Chef?

00:03:11: Also wird die Zahlung erst einmal auf später verschoben.

00:03:15: Kurz danach meldet sich ein wichtiger Kunde, der eine verbindliche Zusage zu einem Preis oder einer Lieferfrist möchte!

00:03:24: Auch das entscheiden normalerweise sie, zumindest in den Familienunternehmen ist das sehr häufig der Fall.

00:03:31: Ja dann ruft die Bank an – ein Lieferant möchte eine größere Bestellung bestätigt haben und irgendwann braucht jemand Zugriff auf ein System bei dem die zwei Faktor-Authentifizierung über ihr persönliches Smartphone läuft.

00:03:46: Spätestens an diesem Punkt kann im Unternehmen die Erkenntnis entstehen, dass der Notfallplan im Grunde aus einem einzelnen Satz besteht.

00:03:58: Wenn etwas ist, rufen wir den Chef an oder die Chefin.

00:04:03: Das ist natürlich ein erstaunlich verbreitetes Modell und ich erlebe es immer wieder in der Unternehmensberatung.

00:04:09: Ja das funktioniert ja auch hervorragend so lange der Chef- oder dieChefin ans Telefon geht!

00:04:17: In vielen mittelständischen Unternehmen, Familienunternehmen besonders ist der Unternehmer weit mehr als nur Geschäftsführer.

00:04:25: Er ist Wissenspeicher, es ist Eskalationsstelle, er ist Beziehungspfleger, er freigabe Instanz und manchmal auch noch ein wandelndes Passwortarchiv.

00:04:37: Er weiß warum ein bestimmter Kunde einen Sonderpreis bekommt.

00:04:41: Er weiss welcher Lieferant im Ernstfall etwas möglich macht und welche Abmachung irgendwann einmal beim Abendessen getroffen wurde, aber leider nie in irgendeinem System gelandet ist um sie dort nachzulesen.

00:04:56: Ja das ist zunächst einmal eine Stärke.

00:05:00: Erfahrung Vertrauen und persönliche Beziehungen sind für viele Unternehmen ein echter Wettbewerbsvorteil.

00:05:05: Problematisch wird es erst dann wenn all diese Dinge ausschließlich an einer Person hängen Und leider mache ich die Erfahrung, dass in der deutschen Wirtschaftsmittelstand besonders das immer noch vorherrschend ist.

00:05:20: Manche Unternehmer sagen sogar mit einem gewissen Stolz – ohne Milch läuft hier nichts!

00:05:25: Ich verstehe woher dieser Satz kommt denn es fühlt sich natürlich gut an.

00:05:30: Es fühlte sich gut an gebraucht zu werden.

00:05:32: Trotzdem lohnt sich dann die Frage ob das Unternehmen wirklich ein Kompliment ist?

00:05:39: Wenn ohne mich tatsächlich nichts läuft, habe ich dann ein besonders starkes Unternehmen aufgebaut?

00:05:44: oder habe ich einen Unternehmen geschaffen das erstaunlich erfolgreich um meine persönliche Anwesenheit herum organisiert ist.

00:05:53: Das ist nämlich nicht dasselbe.

00:05:55: Nehmen wir einmal an sie haben vorgesorgt Sie haben eine Stellvertretung im Organigramm.

00:06:00: das kennen wir.

00:06:01: mit diesem wirklich bunten Kästchen Im Organogramm ist klar geregelt wer sie im Ernstfall vertritt Und damit scheint dann das Thema zunächst mal erledigt zu sein.

00:06:13: Die spannende Frage lauter allerdings nicht nur wer sie vertreten soll, sondern ob diese Person auch tatsächlich handeln kann und handeln darf!

00:06:23: Vielleicht darf sie operative Entscheidungen treffen – aber keine größeren Zahlung vorhergeben.

00:06:29: Vielleicht kennt Sie die Bank?

00:06:31: Besitzt aber keine ausreichende Vollmacht….

00:06:34: Vielleicht kann sie Vertreger verhandeln, aber nicht rechtsverbindlich unterschreiben.

00:06:39: Vielleicht weiß sie wo die wichtigen Daten liegen kommt aber nicht an das gesetzschützte System heran.

00:06:47: Dann haben wir eine Situation die auf dem Papier wirklich ordentlich aussieht praktisch aber nicht besonders weit trägt.

00:06:54: Das ist ein bisschen so als würden Sie jemand feierlich den Autoschlüssel übergeben und anschließend feststellen dass der Wagen in einer abgeschlossenen Garage steht und sie leider den einzigen Garagenschlüssel mitgenommen haben.

00:07:08: Deshalb braucht eine funktionierende Stellvertretung mehrere Dinge gleichzeitig.

00:07:14: Erst ist die Person muss wissen, was zu tun ist.

00:07:17: Zweitens, sie braucht Zugriff auf die notwendigen Informationen.

00:07:21: Und drittens, sie muss fachlich und organisatorisch in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen – dann braucht sie auch direchtliche Befugnis dazu!

00:07:32: Viele Unternehmer sagen an dieser Stelle, also ich vertraue meinen Leuten.

00:07:36: Das ist auch gut so!

00:07:37: Vertrauen ist wichtig aber Vertrauen ersetzt keine bankvoll Macht und auch kein Systemzugang.

00:07:44: Die kaufenische Leiterin die kann Zahlen perfekt kennen genau wissen welche Rechnung bezahlt werden muss ja und trotzdem handlungsunfähig sein.

00:07:53: wenn nur der Geschäftsführer die Zahlung freigeben darf das habe ich oft genug erlebt.

00:07:59: Dann ist zwar Geld vorhanden, aber das Unternehmen kommt nicht daran.

00:08:03: Das hat etwas vom vollen Kühlschrank an dem jemand den Türgriff abgeschraubt hat.

00:08:08: Gerade die digitale Seite macht diese Fragen heute noch wichtiger.

00:08:12: Viele Schlüssel zum Unternehmling inzwischen nicht mehr in einem Tresor oder im Ordner sondern auf dem Smartphone des Unternehmen des Unternehmers vor, nämlich.

00:08:22: Denn Banking – zwei Faktor-Authentifizierung, Clouddienste, E-Mail-, Passwortmanager oder Zugänge zu Plattformen – die hängen leider sehr oft an persönlichen Geräten.

00:08:34: Das ist bequem!

00:08:36: So lange das alles funktioniert.

00:08:38: aber wenn der Unternehmer dann ausfällt und das Gerät gleich mit, kann plötzlich eine sehr banale Meldung zum echten Problem werden….

00:08:48: Wir haben ihn den Bestätigungskot auf ihr Mobiltelefon geschickt.

00:08:54: Sehr freundlich, nur leider kommt gerade niemand an dieses MobilteLEfon heran!

00:09:00: Die Lösung besteht natürlich nicht darin sämtliche Passworte offen herumlingen zu lassen oder eine Excel-Datei mit dem Namen Passwörter Neufinal wirklich FinalXLSX auf dem Desktop zu speichern.

00:09:13: Leider machten das viel genau so... Es geht vielmehr darum, sichere Notfallsflugänge zu schaffen und früher zu prüfen ob berechtigte Personen im Ernstfall tatsächlich damit arbeiten können.

00:09:26: Das ist ein Punkt den wir in unserem Buch Unternehmenscheck immer wieder aufgreifen.

00:09:31: Unternehmschecker ist ein Buch von Professor Nicole Jekyll oder mir denn eine Regelung ist erst dann wirklich hilfreich wenn sie unter realistischen Bedingungen funktioniert Auf dem Papier geregelt und praktisch handlungsunfähig, ja das sind zwei unterschiedliche Dinge.

00:09:49: Wenn Sie auch wissen möchten wie abhängig Ihr Unternehmen tatsächlich von Ihnen ist können sie einen erstaunlich einfachen Test machen.

00:09:58: Sie brauchen dafür keinen großen Workshop oder keine Präsentation mit Fünfzig Folien?

00:10:02: Nein!

00:10:03: Vereinbaren Sie mit Ihrem Führungsteam, mit Ihren Führungsteamen meine ich natürlich ein halben Tag indem Sie nicht erreichbar sind Wirklich nicht erreichbar.

00:10:13: Keine Anrufe, keine WhatsApp-Nachrichten und auch kein.

00:10:16: Ich frage nur ganz kurz.

00:10:18: Ja dann schauen Sie was passiert!

00:10:22: Welche Entscheidung bleibt denn liegen?

00:10:24: Wo fehlt eine Information?

00:10:25: Welche Zahlung kann niemand freigeben?

00:10:28: Bei welchem Kunden heißt es plötzlich das macht sonst immer der

00:10:32: Chef?!

00:10:33: Welche Zugangsdaten fehlen und an welcher Stelle merkt jemand dass zwar eine Vertretung benannt ist dieser Praktisch eigentlich nichts entscheiden darf.

00:10:43: Solche Situationen sind natürlich keine Niederlage, im Gegenteil sie sind ausgesprochen wertvoll weil sie ihnen zeigen wo das Unternehmen heute noch zu stark an einer Person hängt und wenn dabei etwas schiefläuft dann lieber an einem geplanten Mittwochvormittag als in einer Woche in der Sie tatsächlich nicht erreichbar sind.

00:11:04: beim Thema Unternehmerausfall landet man übrigens sehr schnell bei der unternehmens Nachfolge.

00:11:10: Dann wird das Gespräch plötzlich schwerer, weil sofort Begriffe wie Testament, Erbschaft und Übergabe auf dem Tisch liegen.

00:11:19: Das gehört natürlich dazu – ist aber wirklich nicht dasselbe!

00:11:23: Sie müssen nicht fünfundsechzig sein so sie müssen auch nicht über einen Verkauf nachdenken um für vier Wochen auszufallen.

00:11:30: Notfallvorsorge beantwortet deshalb zunächst eine viel unmittelbarere Frage Wer sorgt dafür, dass das Unternehmen nächsten Dienstag weiterhin funktioniert?

00:11:41: Wenn Sie selbst es nicht können.

00:11:44: In unserem Buch Unternehmenscheck unterscheiden wir verschiedene Zeithorizonte, weil einige Tage Abwesenheit etwas anderes sind als ein längerer ungewissener Aufenthalt oder eine dauerhafte Situation.

00:11:55: Für den Einstieg reicht aber ein sehr einfaches Szenario völlig aus – vier Wochen ohne sie!

00:12:02: Wenn Ihr Unternehmen diese vier Wochen gut übersteht… Dann haben sie sicherlich schon sehr viel erreicht.

00:12:09: Und vielleicht steckt darin noch ein weiterer Kenntnis, wenn ein Unternehmen vier Wochen ohne seinen Inhaber kaum funktioniert dann ist nicht der mögliche Ausfall das eigentliche Problem?

00:12:19: Die starke Abhängigkeit ist bereits heute vorhanden!

00:12:23: Der Ausfall macht es Ihnen nur sichtbar.

00:12:26: Genau an diesem Punkt wird aus Notfallvorsorge gute Unternehmensführung Denn wenn Sie wissen, Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse sinnvoll verteilen wird Ihr Unternehmen nicht nur krisenfester.

00:12:38: In vielen Fällen wird auch Ihr Alltag besser.

00:12:41: Führungskräfte übernehmen mehr Verantwortung, Entscheidungen landen nicht mehr automatisch auf Ihrem Schreibtisch und Kundenbeziehungen hängen nicht ausschließlich an Ihnen!

00:12:51: Vielleicht schaffen sie es dann irgendwann sogar zwei Wochen Urlaub zu machen ohne morgens unter der Palme Bankzahlung freizugeben und ihrem Partner zu erklären, dass sie wirklich nur ganz kurz arbeiten müssen.

00:13:03: Ich weiß für manche Unternehmer klingt das bereits nach einem ziemlich ambitionierten Zukunftsprojekt.

00:13:10: So ging es mir auch im Jahr threehundneusig vierhund neunzig als ich noch für mein Unternehmen völlig alleine verantwortlich war.

00:13:17: Und dann habe ich erst in den nächsten Jahren gelernt wie wichtig es ist Partner und Partnerin zu haben die mich vertreten können.

00:13:26: Zum Schluss möchte ich Ihnen noch drei Fragen mitgeben, die Sie in dieser Woche einmal für sich beantworten können.

00:13:33: Welche wichtige Entscheidungen würde in Ihrem Unternehmen als Erste liegen bleiben wenn sie ab morgen vier Wochen nicht erreichbar werden?

00:13:42: Zweitens Wer könnte Sie heute tatsächlich vertreten und verfügt dabei nicht nur über Ihr Vertrauen sondern auch über das Notwendige Wissen, Zugänge und Befugnisse?

00:13:53: Und als drittes und welche wichtige Informationen tragen Sie noch immer ausschließlich im eigenen Kopf herum, obwohl jemand anders sie dringend benötigen würde wenn sie ausfallen?

00:14:05: Wenn Sie auf alle drei Fragen sofort eine gute Antwort haben, haben Sie wahrscheinlich schon einiges richtig gemacht.

00:14:11: Wenn Ihnen dagegen bei einer Frage spontan der Gedanke kommt – das müsste ich eigentlich mal regeln!

00:14:17: Dann ist es ebenfalls eine gute Erkenntnis weil daraus einen sehr konkreter nächster Schritt werden kann Denn ein Unternehmen darf seinen Unternehmer, seine Unternehmerin sehr gern gebrauchen.

00:14:29: Es sollte aber nicht gegentag beweisen müssen dass es ohne ihn oder sie nicht

00:14:49: funktioniert.