Chefsache Zukunft

00:00:03: Erfolg braucht Verantwortung, der Podcast von und mit Udo Gast.

00:00:13: Podcast Folge dreihundertundzehn – Chefsache Zukunft Wie Sie Ihr Unternehmen auf schwierige Zeiten vorbereiten?

00:00:22: Wie gut ist Ihr Unternehmen vorbereitet wenn ein wichtiger Kunde später zahlt Wenn die IT ausfällt oder sie selbst plötzlich nicht mehr erreichbar sind?

00:00:31: Anlässlich des Kongresses Chefsache Zukunft in Münster wird mich dieser Frage in der Folge, die Unternehmen auch unter Druck handlungsfähig bleiben.

00:00:41: Ich berichte was mir nach einem Lagerbrand in meiner unternehmerischen Anfangzeit geholfen hat und warum Vertrauen gerade in schwierigen Situationen entscheidend sein kann.

00:00:52: Dazu gibt es anschauliche Beispiele aus dem gemeinsam mit Prof.

00:00:55: Dr.

00:00:55: Nicole Jekkel geschriebenen Buch Der Unternehmensschreck.

00:01:00: Wir zeigen wie finanzielle Engpässe, digitale Ausfälle und die Abhängigkeit vom Chef den Betrieb gefährden können.

00:01:07: Sie erfahren welche Wahnsignale Aufmerksamkeit verdient und weshalb Verantwortung klare Entscheidungsbefugnisse braucht.

00:01:17: Erfolg braucht Verantwortung.

00:01:20: noch mehr bedarf es kompetente Begleitung auf dem Weg zum Erfolg.

00:01:24: Weise Unternehmer holen sich Rad von denen, die den Weg schon gegangen sind und die Abkürzungen kennen.

00:01:31: Die Kontaktadresse von UroGust finden Sie direkt in den Show Notes.

00:01:38: Ja Zukunft braucht einen Platz und besonders im heutigen Arbeitsalltag.

00:01:43: Wir können ja nicht wissen welche Krise als nächstes kommt Aber wir können heute beeinflussen wie handlungsfähig wir dann sind.

00:01:52: Genau deshalb ist Zukunft Chefs Sache.

00:01:55: Sie braucht unsere Aufmerksamkeit, bevor uns das Tagesgeschäft jede Entscheidung abnimmt.

00:02:02: Während sie das hier hören, stehe ich wahrscheinlich mit Professor Dr.

00:02:05: Nicole Jekel auf der Bühne beim ersten Wirtschaftskongress in Münster.

00:02:10: Da geht es in unser Kino um die Frage was tun wir heute dafür dass unser Unternehmen morgen noch gut aufgestellt ist?

00:02:19: Sie kennen das ja vielleicht, da sie haben sich vorgenommen am Wochenende.

00:02:22: Ja Montag geht's los!

00:02:24: Wenn nicht Montag in die Firma komme dann wollen wir endlich über die Weiterentwicklung des Unternehmens nachdenken.

00:02:31: Über die Visionen die wir mal gehabt haben wie es weitergehen kann welche Zielsetzung wie wer die Mitarbeiter mitnehmen können.

00:02:38: und dann kommt der Alltag.

00:02:39: Er fehlten Mitarbeiter ein Kunde braucht dringend einen Angebot Und ein Lieferant ruft an und sagt ja, lieber Chef das funktioniert nicht.

00:02:48: Verzögerung!

00:02:49: Ja am Abend haben wir viel erledigt viele Probleme gelöst viele Pflaster drauf getan aber die Zukunft muss dann halt bis nächste Woche warten.

00:02:59: Die Zukunft ist vermutlich der geduldigste Termin in unserem Kalender.

00:03:03: Wir verschieben sie ständig und sie schickt nicht einmal eine Beschwerde.

00:03:07: Sie kommt einfach irgendwann noch mal wieder vorbei.

00:03:11: Sie kennen das vielleicht unternehmerische Alltag, der verlangt viel Aufmerksamkeit.

00:03:16: Aber dennoch trotzdem braucht es regelmäßig Zeit für Entwicklung und zwar Entwicklung deren Folgen noch nicht unmittelbar sichtbar sind.

00:03:25: Welche wichtigen Fragen verschieben sie gerade vor sich her weil sie noch nicht dringend genug erscheint?

00:03:31: Warum mir diese Frage so wichtig ist hat auch mit meiner Erfahrung aus der eigenen Anfangszeit als Unternehmer zu tun.

00:03:39: Ich startete am ersten Januar mit der Vision Essen und Trinken aus Automaten rund um die Uhr.

00:03:48: Der Start war mit Kaffeeautomaten, damit fing es an und die ersten Snack-Automaten waren auch schon dabei.

00:03:55: ein ganz bescheinendes Start.

00:03:58: im Keller eines Unternehmens gab's eine kleine Werkstatt Und mein Lager für Kaffee, Kakao und Milchbrüwer war ein kleiner Gemurter-Schuppen.

00:04:10: Na ungefähr so zehn bis fünfzehn Quadratmeter ungedämmt und ohne Fenster.

00:04:15: Nach drei Monaten hatte ich das Glück durch Beziehung bei der Coca-Cola vor Ort einen Lager zu mieten!

00:04:23: Da gab es sogar ein Fenster drin und es war frostfrei.

00:04:26: Wow, ich dachte jetzt geht's mit meinem Unternehmen aufwärts.

00:04:30: ein Lichtblick!

00:04:31: Der erste schlichtige Schritt war geschafft.

00:04:35: Nach fünf Monaten im Mai klingelte dann Dienstagabend das Telefon.

00:04:41: Hans Ladwig der Betriebsleiter rief mich an kurze Sätze Udo schlechte Nachrichten Dein Lager brennt wahrscheinlich Brandstiftung.

00:04:53: Jetzt stellt sich mal vor, was geht einem so durch den Kopf?

00:04:57: Du weißt ach du meine Güte.

00:05:00: Dein ganzes Vermögen, das du im Lager hast ist jetzt auf einmal verbrannt.

00:05:06: Was passiert morgen?

00:05:08: und natürlich war ich versichert.

00:05:11: Das war eine Krisenvorsorge die ich getroffen hatte.

00:05:14: allerdings zahlte in der Versicherung erst nach Monaten.

00:05:18: Die Kunden wollten ihren Kaffee am nächsten Tag trinken.

00:05:22: Was macht man also nun?

00:05:24: Nach dem ersten Schreck suche in der Lösung, die Kunden mussten weiter versorgt werden.

00:05:29: Dafür waren neue Waren, aber die finanziellen Mittel dafür fehlten und kredit konnte ich so schnell natürlich auch nicht aufnehmen.

00:05:36: es gab natürlich auch keine sicherheiten denn die waren da gerade verbrannt.

00:05:41: Ich hatte also wieder nix.

00:05:42: doch ich hatte etwas und das hatte ich aufgebaut nämlich innerhalb der ersten drei Monate Von meinem Unternehmen, ich hatte Vertrauen aufgebaut.

00:05:51: Ich hatte Vertrauen aufgebaut bei meinen Mitarbeitenden und bei meinen Kunden.

00:05:56: Die wussten, sie werden stets bedient von mir.

00:05:58: Und ich hatte vertrauenaufgebaut beim Neferanten.

00:06:02: Es reichte also ein Anruf die dramatische Situation Schutzschildern und ich bekam Ware innerhalb von achtundvierzig Stunden Mit einem Zahlungsziel von neunzig Tagen natürlich ohne Sicherheiten denn die waren ja gerade verbrannt.

00:06:18: In dieser Situation habe ich erlebt, welchen Wert Vertrauen hat.

00:06:22: Der steht in keiner Bilanz.

00:06:25: Das ist keine Kennzahl als eigener Posten aber für meinen Weiterkommen war es natürlich ganz entscheidend.

00:06:33: und Vertrauen baut man auch durch Beziehungen im täglichen Umgang.

00:06:38: Und wie funktioniert das?

00:06:40: Wie baut Man dieses Vertrauen auf?

00:06:41: Als Unternehmer ja ganz wichtig Zusagen einhalten Zusageinhalten fair verhandeln, erreichbar bleiben.

00:06:50: Schwierigkeiten früh ansprechen Wenn ich eine Leistung nicht erbringen kann dann sage ich es halt Und man sollte sich bei seinen Lieferanten und auch gerade bei seinen Finanzpartnern auch dann melden wenn man grade nichts benötigt.

00:07:04: Wen können sie anrufen?

00:07:06: Wenn Sie morgens ernsthaft Unterstützung brauchen und wer würde sie anholen?

00:07:11: Aus dieser Erfahrung würde ich allerdings nicht ableiten, es wird sich schon jemanden finden der hilft.

00:07:16: Ne, Vertrauen ist eine wichtige Grundlage.

00:07:19: Vorbereitung gehört natürlich genauso dazu.

00:07:22: Ich sage mal Krisenvorsorge ist Zukunftsplanung.

00:07:27: Jeder von ihnen fährt wahrscheinlich Auto So und wir wissen der Rückspiegel ist wichtig.

00:07:32: Der Rückspiegel lässt uns erkennen was hinter uns liegt Aber was passiert um uns herum?

00:07:37: Die meiste Zeit gucken wir doch nach vorne.

00:07:40: Für die nächste Kurve brauchen wir natürlich den Blick nach vorne.

00:07:44: Auch im Unternehmen ist es so, vergangene Ergebnisse helfen, die Lage zu verstehen.

00:07:49: Dennoch in der Vorsorge heißt es früh hinschauen und das verschafft uns Zeit!

00:07:53: Wie wertvoll diese Zeit ist, merkt man besonders dann wenn plötzlich etwas ausfällt.

00:07:59: Krisenfestigkeit im Alltag – mal zwei Situationen so.

00:08:04: Krisenfestigkeit bedeutet bei einer Störung die Lage erfassen.

00:08:08: Man kann Entscheidungen treffen Und wichtige Aufgaben können weitergeführt werden.

00:08:12: Aber vollständige Sicherheit lässt sich daraus nicht ableiten.

00:08:16: Vorbereitung auf solche Situationen kann aber Handlungsmöglichkeiten erschaffen.

00:08:21: Nehmen wir mal folgendes Beispiel Ein Kunde zahlt drei Wochen später als erwartet.

00:08:28: Sie schauen auf ihr Konto und denken gerade besonders für junge Unternehmen ist das schwierig, wenn der Kunde später zahlt Dann kommt noch der Lieferant dazu, der veranlangt jetzt Vorkasse weil er sie ja noch gar nicht so gut kennt als Unternehmen und irgendwo anders schlechte Erfahrung gemacht hat.

00:08:45: Die Aufträge haben Sie – die sind vorhanden aber trotzdem entsteht jetzt eine Finanzierungslücke!

00:08:51: Sie wissen dass Ihnen das Geld zusteht, aber die Gehälter und die Lieferantenrechnung können Sie noch nicht mit dieser Gewissheit bezahlen….

00:09:01: Jetzt, wenn sich an Ihre Buchhaltung stellen folgende Fragen.

00:09:03: Welche Einzelung erwarten wir denn wann und welche Auszahlungen stehen verbindlich an?

00:09:10: Und was passiert, wenn eine größere Zahlung später ankommt?

00:09:15: Ja dann denkt man schnell an so eine Finanzspritze.

00:09:18: mit der Bank sprechen ja aber die Regel lautet mit Banken spricht man bevor man es muss.

00:09:23: sonst ist in jedem Fall ein Notfallgespräch.

00:09:26: frühzeitige Gespräche der ermöglichen Option zu prüfen und stellen sich mal vor, die Bank ist es wie so eine leichte also eine romantische Beziehung.

00:09:35: Die Bank möchte von Ihnen hören Sie möchten wertgeschätzt werden und Wertschätzung heißt sie möchte informiert werden über Ihre Vorhaben, über ihre Finanzierungsvolumen, über Ihre Ideen.

00:09:46: nur wenn die Bank das weiß dann kann sie auch mal schnell entscheiden.

00:09:54: Das ist unter Umständen besonders dann wichtig, wenn es mal zu dramatische Situation kommt.

00:09:59: Ein befreundetes Unternehmen von mir hat jetzt neulich mit einem Cyberangriff zu tun.

00:10:04: Auf einmal funktioniert das nichts mehr.

00:10:06: Wichtige Daten waren verschlüsselt und die benötigten Pläne waren nicht erreichbar.

00:10:12: Da stellt sich dann die Frage, oh meine Güte.

00:10:14: Was passiert jetzt?

00:10:15: Welche Aufträge könnte noch bearbeitet werden?

00:10:18: Wer informiert Kunden über unsere Verzögerung, wer koordiniert die nächsten Schritte?

00:10:23: und ganz wichtig wo sind die Ansprechpartner?

00:10:26: und habe ich noch Zugriff auf die Notfallliste?

00:10:29: Das ist etwas was Unternehmen leider sehr oft missachten.

00:10:33: Dann liegen die Daten irgendwo auf dem Server aber dieser Server ist nicht mehr erreichbar.

00:10:38: Nach Old School ist es besser, wenn man sie einmal ausgedruckt in einer Mappe hat.

00:10:42: Und diese Mappe ist im Zweifelsfall auch noch an einem anderen Ort als im Unternehmen vorhanden Denn wenn es zu einem Brand kommt dann kann natürlich auch so eine Mappe mal verbrennen.

00:10:53: Deswegen hatte ein Unternehmer diese Notfallmappe am besten in der zweiten Ausführung auch noch Zuhause.

00:11:02: Was steht denn eigentlich in so einem Notfallplan drin?

00:11:05: Ja, also im Notfall plan sind Verfahren festgelegt.

00:11:07: Es ist eine Zuständigkeit festgelehnt da stehen Telefonnummern drin wichtiger Kontakte auch außerhalb des betroffenen Systems Kontakte zu Juristen möglicherweise Zu Unternehmensberatern Kontakte Zu IT-Spezialisten die wir jetzt unbedingt brauchen.

00:11:27: Und die entscheidenden Vorbereitungen für so ein Notfallplan beginnen natürlich lange vor dem Moment, in dem sie gebrocht werden.

00:11:36: Dabei gibt es eine Abhängigkeit, die viele Unternehmer besonders leicht übersehen – nämlich die Abhängigkeitsunternehmens von ihnen selbst.

00:11:44: Stellen sich vor, Sie sind ab morgen für zwei Wochen nicht erreichbar!

00:11:48: Welche Entscheidungen bleiben bei Ihnen liegen?

00:11:52: Können Angebote freigegeben während?

00:11:54: können Zahlung veranlasst werden, können Reklamationen gelöst werden, kann ersatzbeschaft werden.

00:12:00: Gibt es verbindliche Zusagen die nur sie gegenüber dem Kunden treffen können?

00:12:05: Wer ein Unternehmen aufgebaut hat der kennt viele diese Zusammenhänge.

00:12:11: Sie wissen ja mancher Unternehmer ist so wichtig erkennt seinen Urlaub daran dass er dieselben Entscheidungen trifft wie sonst nur mit einem schlechteren Wähler.

00:12:20: Bei den Vertretungsregeln nutze ich gerne das Bild eines Trichters.

00:12:23: Sie stellen mich mal vor, alle Sorgen und Probleme.

00:12:26: Das ganze Wissen läuft in diesem Trichter hinein am Ende des Trichts.

00:12:32: Da steht die verantwortliche Person.

00:12:34: Das kann der Chef sein.

00:12:36: Manchmal trägt die verantwortliche Person und das wissen aber auch Sicherheitsschuhe.

00:12:41: Es ist der Produktionsleiter.

00:12:42: Alles fällt da hinein.

00:12:45: Der Trichter sieht von unten auch schon ein bisschen gebraucht aus, weil er natürlich jegliche Informationen sammeln muss, verarbeiten muss und Entscheidungen treffen.

00:12:54: Und ich sage dann einfach drehen Sie doch diesen Trichtern mal um!

00:12:58: Dann guckt mich alle so ein bisschen ratlos ansatz.

00:13:00: Was rund, dann fällt ja alles raus?

00:13:02: Ja das darf rausfallen aber es muss geordnet rausfallen.

00:13:05: also wenn man an diesen Trichter vielleicht verschiedene Leitschnüre anbringt und jede dieser Leitschneure hat denn auch einen Schlüsselanhänger.

00:13:13: und da steht drauf Vertretung in Finanzfragen, da steht darauf Vertretungen bei Kunden-Reklamationen.

00:13:21: Da steht drauf Vertreten bei Preisverhandlungen.

00:13:24: Bei Vertretungsregelungen Erachte es als sehr wichtig, dass nicht nur Aufgaben delegiert werden sondern natürlich auch Verantwortung und Vollmachten.

00:13:34: Also darf derjenige, der die Entscheidung treffen muss, bei der Bank für dieses Volumen die Entscheidung treffen?

00:13:42: Das muss vorher geregelt sein!

00:13:44: Das Thema Krisenvorsorge ist ein sehr umfangreiches Thema aber hier soll es nur um einen kleinen kurzen Impuls geben.

00:13:51: Aber was können wir daraus machen?

00:13:54: Ich will Sie mal einladen, vielleicht in der nächsten Woche mit diesem Thema anzufangen und zu überlegen – Was können wir denn tun?

00:14:01: Wie können wir das Thema angehen?

00:14:04: Vielleicht nehmen sich einmal eine halbe Stunde Zeit mit den Menschen die betreffenden Abläufe kennen!

00:14:11: Was passiert, wenn ein größerer Zahlungsausgang Eingang sich verspätet?

00:14:16: Was passiert und wie handeln wir, wenn einen wichtiger Leferand ausfällt.

00:14:20: Was ist zu tun, wenn unsere IT auf einmal nicht mehr verfügbar ist?

00:14:24: Was ist es zu tun ,wenn ich als Geschäftsführender nicht erreichbar bin?

00:14:29: Und dann ist die Frage was Geräte dadurch zuerst entstocken... Wie lange können wir das überbrücken?

00:14:34: Und wer kann und wer darf handeln.

00:14:38: Und wenn man die Checkliste durchgeht, welche Vorbereitung fehlt uns heute noch um diese Lücke zu erfüllen!

00:14:45: Dafür ist es wichtig verantwortlich hierzu benennen – und Termine zu vereinbaren.

00:14:49: Genau das verstehe ich unter Chefsache Zukunft sich heute mit Fragen zu beschäftigen für die morgen möglicherweise keine ruhige Stunde mehr

00:14:58: bleibt.".

00:14:59: Und ich sage es ganz deutlich, wir können nicht jede Krise verhindern.

00:15:03: Aber wir können Beziehungen pflegen!

00:15:04: Wir können Warnsignale ernst nehmen.

00:15:06: Wir können Alternative vorbereiten und wir können Verantwortung so verteilen, dass unser Unternehmen auch Unterdruck noch handlungsfähig ist.

00:15:15: Für mich heißt Chefsache Zukunft.

00:15:17: deshalb heute die Voraussetzung dafür zu schaffen, das wir morgen noch entscheiden können.

00:15:23: Welche Voraossetzungen werden Sie in dieser oder in der nächsten Woche verbessern?

00:15:30: Erfolg braucht Verantwortung.

00:15:33: Der Podcast von und mit UdoGast!

00:15:36: Für Unterstützung und Beratung kontaktieren Sie Udo-Gast, die Kontaktdaten finden sie in den Shownauts.